1.0 OBJECTIF ET PORTÉE DE LA POLITIQUE

L’Association Royale de Golf du Canada (RCGA) offre des programmes et des avantages associés au golf à ses membres partout au Canada. Notre mission, à titre d’organisme directeur du golf au Canada, est d’encourager la participation et de promouvoir la passion pour notre sport, tout en préservant ses traditions et son intégrité. Cet énoncé de politique a été préparé pour vous informer de notre politique et de nos pratiques touchant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels fournis à la RCGA. Pour une compréhension complète de cet énoncé de politique, vous devriez lire avec soin tout le présent document exposant la politique jusqu’à la section Ce que vous acceptez et à quoi vous consentez qui se trouve presque à la fin du présent énoncé de politique.

Cet énoncé de politique s’applique aux renseignements personnels obtenus d’une personne et touchant cette personne :

a) les renseignements recueillis directement par la RCGA dans le cadre de la relation entre la personne ou son club membre et la RCGA; ou

b) les renseignements recueillis par un club membre de la RCGA et fournis à la RCGA en raison de l’utilisation, par le club membre, des services de programmes et d’avantages de l’adhésion à la RCGA.

Cette politique ne régit pas les renseignements personnels que la RCGA recueille auprès de ses employés et ceux les concernant. La RCGA a une politique distincte touchant la protection des renseignements personnels de ses employés. Cet énoncé de politique ne couvre pas non plus les données cumulatives. La RCGA conserve le droit d’utiliser les données cumulatives de la manière qu’elle juge appropriée. Cependant, la liste utilisée pour la livraison du magazine Golf Canada (une publication destinée aux membres de la RCGA), ne sert qu’à la livraison à domicile dudit magazine.

Tous les responsables et employés de la RCGA, comme condition de leur embauche, doivent se conformer à cet énoncé de politique. Tous les gouverneurs de la RCGA doivent se conformer à cet énoncé de politique comme condition de leur élection au poste de gouverneurs de la RCGA. En vertu d’ententes contractuelles ou autres, la RCGA s’assurera que les entrepreneurs et les agents susceptibles de recevoir des renseignements personnels pour aider la RCGA dans la prestation de services à des clients protégeront ces renseignements personnels d’une manière conforme aux principes exposés dans le présent énoncé de politique.

2.0 DÉFINITIONS

Pour les fins de cet énoncé de politique,

L’expression « données cumulatives » signifie tout renseignement enregistré sous quelle que forme que ce soit touchant plus d’une personne et par laquelle l’identité des personnes n’est pas connue et qui ne peut être déduite à partir de ces renseignements.

« Organisation » signifie une corporation, une fiducie, une coentreprise ou une autre association, un propriétaire unique ou tout organisme formant une personne morale en vertu des lois de son autorité constitutive.

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement, enregistré de quelle que façon que ce soit, à propos d’une personne identifiée ou à propos d’une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée grâce à ce renseignement.

« Témoins volatiles » signifie un élément de donnée placé par un site Web sur un navigateur pour fins de suivi de la navigation d’un utilisateur au sein du site (ou de sites) Web au cours d’une seule visite. Les témoins volatiles sont effacés dès que le navigateur est fermé.

« Pixel espion » signifie un objet, habituellement une image, incorporé à une page Web ou dans un message de courriel pour suivre le comportement de l’utilisateur. À la différence d’un témoin, qui peut être accepté ou rejeté par l’utilisateur d’un navigateur, le pixel espion prend la forme d’un format d’échange graphique sur la page Web et il est en général invisible aux yeux de l’utilisateur parce qu’il correspond à la couleur de l’arrière-plan de la page et parce qu’il occupe un espace minuscule.

« Services de programmes et d’avantages aux membres » signifie tous les services fournis par la RCGA à ses membres y compris, mais sans s’y limiter, les championnats amateurs, les séminaires consacrés aux règles et au handicap, la participation aux programmes de Premiers élans, la vente de billets, de livres des Règles et d’autres marchandises de la RCGA.

3.0 LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1 LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La RCGA recueille des renseignements dans le cadre de la poursuite de son mandat et certains de ces renseignements sont de nature personnelle. De tels renseignements personnels sont recueillis de différentes façons et auprès de différentes sources, y compris depuis son site Web, par la correspondance et grâce à des tierces parties telles que des clients.

3.2 L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’utilisation que la RCGA fait des renseignements personnels se limite aux fins de remplir son mandat ou aux fins compatibles avec cet objectif. Cela comprend, sans y être limité, la prestation de services aux membres; l’assistance aux clients, la préparation d’états de compte ainsi que la mise au point et la mise à jour de logiciels. La RCGA peut également recueillir et utiliser des adresses postales et de courriel lorsque des personnes demandent des informations auprès de la RCGA. La RCGA utilise les renseignements recueillis à l’occasion de telles demandes pour fournir aux personnes les informations qu’elles ont demandées et pour leur faire parvenir des informations additionnelles touchant la RCGA susceptibles de présenter de l’intérêt. La RCGA ne vend ni n’échange ni ne troque ni ne fait l’échange moyennant paiement de tout renseignement personnel qu’elle a obtenu.

La RCGA utilise les renseignements personnels recueillis par des clients par le truchement de ses services de gestion des relations avec la clientèle uniquement pour remplir ses tâches en vertu d’une entente de service conclue avec ce client et uniquement en conformité avec les droits qui lui sont conférés en vertu d’une telle entente.

La RCGA se réserve le droit d’utiliser les données cumulatives de toute manière qu’elle juge appropriée.

3.3 LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En vertu de lois applicables, il existe des circonstances où l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels peuvent être justifiées ou permises sans consentement ou qui font en sorte que la RCGA est obligée de divulguer des renseignements sans consentement. De telles circonstances peuvent comprendre :

• lorsque requis par la loi ou par ordre d’un tribunal;
• lorsque la RCGA croit, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
• lorsqu’il est allégué que la personne intéressée est coupable d’un acte criminel ou civilement responsable dans une action en justice;
• lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de recueillir des droits;
• lorsqu’il est nécessaire de nous permettre de chercher à obtenir des recours disponibles ou de limiter tout dommage que nous sommes susceptibles de subir; et
• lorsque les renseignements sont de nature publique.

Au fil de ses activités, la RCGA peut acquérir ou vendre des actifs, y compris des intérêts de propriété dans l’Organisation, et des Organisations peuvent acquérir des intérêts semblables dans la RCGA. À l’occasion de telles transactions, il se peut que les renseignements personnels fassent partie des actifs transférés. La RCGA peut dévoiler des renseignements personnels à toute Organisation dans le cadre d’une vente proposée ou véritable, fusion, transfert ou échange de toute une activité ou d’une portion d’une activité ou d’une unité opérationnelle, mais seulement si cette Organisation consent à utiliser les renseignements personnels uniquement pour fins de prendre sa décision d’acquisition et pour agir d’une manière conforme aux principes pertinents exposés dans le présent énoncé de politique.

Dans le cas où la RCGA transfère des actifs à une Organisation, la RCGA exigera que la compagnie consente à observer les dispositions pertinentes du présent énoncé de politique en ce qui concerne les renseignements personnels.

La RCGA peut dévoiler des renseignements personnels à toute personne ou Organisation à laquelle elle fait appel pour l’aider dans la poursuite de son mandat. La RCGA ne le fera que si la personne ou l’Organisation consent, en ce qui concerne le renseignement en question :

a) à utiliser le renseignement personnel uniquement aux fins de remplir ses tâches au nom de la RCGA ou selon les instructions de la RCGA; et

b) à agir d’une manière conforme aux principes pertinents exposés dans le présent énoncé de politique.

Lorsqu’elle est obligée ou qu’on lui permet de dévoiler des renseignements sans consentement, la RCGA ne divulguera pas plus de renseignements que ce qui est requis.

4.0 EXACTITUDE

La RCGA s’efforce de s’assurer que tout renseignement personnel en sa possession est aussi exact, actuel et complet que nécessaire pour les fins que poursuit la RCGA dans l’utilisation de ce renseignement. Les renseignements contenus dans des fichiers qui ont été fermés ne sont pas activement mis à jour ou modifiés à jour.

5.0 CONSERVATION

En règle générale, la RCGA conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’elle le croit nécessaire pour répondre aux besoins à l’origine de leur collecte. La RCGA dispose de politiques et de procédures internes qu’elle observe en matière de conservation et d’élimination subséquente des renseignements personnels.

6.0 SÉCURITÉ

La RCGA s’efforce de maintenir la sécurité physique, technique et de traitement convenable en ce qui touche ses bureaux et ses installations de conservation des renseignements de manière à prévenir toute perte, mauvais usage, accès non autorisé, divulgation ou modification des renseignements personnels.

Dans le cadre de ces précautions, la RCGA restreint l’accès aux renseignements personnels aux employés et aux agents qui, selon la RCGA, ont besoin de connaître ces renseignements pour que la RCGA puisse remplir son mandat et qui ont préalablement consenti à être liés par les conditions et les dispositions de non divulgation. La RCGA dispose d’une politique qui interdit à un employé de faire un mauvais usage des renseignements personnels et qui prévoit des conséquences graves, y compris le renvoi.

En ce qui concerne la communication de renseignements personnels, il n’existe pas de méthode complètement sûre pour transmettre ou stocker des données. Si les caractéristiques physiques de chacune de ces méthodes sont différentes, la poste, les appels téléphoniques, les télécopies et les transmissions par le truchement d’Internet sont tous susceptibles de subir de possibles pertes, erreurs d’acheminement, interception et mauvais usage des informations communiquées ou transmises.

Comme de nombreuses autres Organisations, la RCGA tente de parvenir à un équilibre raisonnable entre la sécurité et la commodité. Lors de ses communications avec des particuliers, des clients ou autres, la RCGA se réserve le droit d’utiliser une méthode de communication qui est moins sûre que certaines autres méthodes moins commodes. Le courriel en fournit un exemple. À l’heure actuelle, lorsque la RCGA utilise le courriel, elle transmet les données en texte clair sans recourir à des techniques cryptographiques. La RCGA procède ainsi parce qu’elle croit que de nombreux particuliers et Organisations clientes ne sont pas en mesure de traiter facilement du courriel encodé. Cette approche est adoptée pour sa commodité, mais elle cause de l’inquiétude du point de vue de la sécurité parce que si le courriel est intercepté ou mal acheminé, il pourra être lu plus facilement que du courriel codé.

7.0 ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LEUR MISE À JOUR

Sauf en ce qui touche les renseignements personnels fournis par un client en vertu d’une entente de services, la RCGA accorde le droit raisonnable d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par la RCGA tel qu’établi dans la présente politique et d’examiner ces renseignements. En ce qui concerne les renseignements personnels détenus par la RCGA qui lui ont été fournis en raison de l’utilisation, par un client, des services de gestion des relations avec la clientèle de la RCGA, celle-ci fournira au client un avis d’une demande d’accès de manière à permettre au client de traiter la question.

Une demande d’accès peut être faite en s’adressant à l’agent de la protection de la vie privée de la RCGA identifié dans la section 13 du présent énoncé de politique. La RCGA se réserve le droit de ne pas modifier tout renseignement personnel, mais elle ajoutera le texte raisonnablement différent que la personne intéressée estime approprié.

La RCGA se réserve le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels lorsque l’information demandée :

1. Divulguerait :

1. des renseignements personnels touchant une autre personne ou une personne décédée; ou
2. des secrets commerciaux ou d’autres renseignements d’affaires confidentiels susceptibles de porter préjudice à la RCGA ou à la position concurrentielle d’un client ou d’une tierce partie;

2. Porterait atteinte aux négociations contractuelles ou autres de la RCGA ou d’une tierce partie, ou se traduirait par une perte financière importante ou un gain financier important pour la RCGA ou une tierce partie, y compris, mais sans s’y limiter ;

1. des éléments concernant des activités de planification opérationnelle ou stratégique de la RCGA; ou
2. toute portion d’un document d’examen, sauf un résultat total cumulatif à un examen soit pour une section du document d’examen ou pour tout le document d’examen;

3. Est régie par le privilège procureur-client ou au privilège relatif au litige;

4. N’est pas facilement accessible et que la charge ou le coût de sa communication sera disproportionné (e) par rapport à la nature ou à la valeur de la dite information;

5. N’existe pas, n’est pas détenue ou ne peut pas être trouvée par la RCGA.

6. Peut raisonnablement provoquer un préjudice émotionnel grave à la personne ou à une autre personne, ou provoquer un préjudice physique grave à une autre personne; ou

7. Peut nuire ou entraver des activités d’application de la loi et d’autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exercer de telles fonctions.

Lorsque la RCGA permettra l’accès aux renseignements personnels qu’elle détient, la RCGA s’efforcera de fournir l’information en question dans un délai raisonnable et elle pourrait imposer un coût raisonnable (des photocopies, des frais de poste, par exemple) à la personne qui fait la demande.

La RCGA ne donnera pas suite aux demandes d’accès répétitives ou abusives. Pour déterminer si une demande est répétitive ou abusive, elle tiendra compte de facteurs tels que la fréquence de la mise à jour de l’information, le but visé par l’utilisation de l’information et la nature de l’information.

Pour se prémunir de demandes d’accès frauduleuses, la RCGA peut demander suffisamment de renseignements pour lui permettre de confirmer l’identité de la personne présentant la demande avant de fournir l’accès ou de faire des corrections.

8.0 CONSULTATION DU SITE WEB DE LA RCGA

Le site Web de la RCGA utilise des témoins volatiles pour suivre l’utilisation du site. La RCGA n’utilise pas de pixels espions. Il n’est pas demandé à un visiteur du site Web de la RCGA de dévoiler quel que renseignement personnel que ce soit permettant de l’identifier, tel que nom, adresse ou numéro de téléphone. De tels renseignements ne sont pas non plus recueillis de manière passive par des moyens électroniques.

Le serveur du site Web de la RCGA recueille des renseignements généraux à propos des visiteurs tels que leur identité numérique, le temps et la durée de leur visite, les pages consultés, les renvois de référence, etc. Le site Web de la RCGA recueille également des informations touchant les pages consultés et il rassemble ces informations. Ces informations, uniquement sous forme regroupée, servent à l’interne pour mieux servir les visiteurs en nous aidant à :

• gérer notre site;
• diagnostiquer tout problème technique;
• améliorer la navigation sur notre site Web; et
• améliorer le contenu de notre site Web.

Après utilisation, l’information recueillie n’est pas conservée et elle est éliminée d’une manière sécuritaire.

Toute autre information fournie par un site Web de la RCGA est régie par le présent énoncé de politique. Les questions touchant la collecte de renseignements personnels par le truchement d’un site Web de la RCGA doivent être adressées à privacy@rcga.org.

9.0 MODIFICATION DE CET ÉNONCÉ DE POLITIQUE ET DES PRATIQUES DE LA RCGA

Cet énoncé est en vigueur depuis le 1^er juin 2004 et la RCGA examinera de temps en temps et révisera ses pratiques touchant les renseignements personnels et cet énoncé de politique. Dans le cas où toute modification serait apportée, un avis pertinent sera affiché sur le site de la RCGA et elle sera communiquée à ses clients et autres au besoin. Les modifications à la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis depuis l’affichage de l’énoncé de politique révisé sur le site Web de la RCGA aussi bien qu’aux renseignements existants détenus par la RCGA.

10.0 COORDINATION AVEC LA LOI APPLICABLE

Lors de ses communications avec ses clients et dans le cadre de la prestation de sa solution de vérification d’identité, la RCGA est active dans de nombreux territoires de compétence au Canada et elle est en interaction avec d’autres autorités dans différents pays. Selon le contexte, la collecte et l’utilisation de renseignements personnels par la RCGA peuvent être régies par des lois fédérales et provinciales de même que par des lois d’autres territoires de compétence (les États-Unis, les États membres de l’Union européenne, par exemple). Le cas échéant, la RCGA se soumettra à de telles lois concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

11.0 ANCIENS CLIENTS

La RCGA ne divulguera pas des renseignements personnels obtenus d’anciens clients et à propos d’anciens clients ou de clients dont les comptes sont inactifs conformément au présent énoncé de politique.

12.0 CLIENTS ACTUELS DE LA RCGA

Lorsqu’une personne fournit des renseignements personnels à la RCGA autres que des informations recueillies de clients qui font appel aux services d’avantages et de programmes des membres de la RCGA, elle consent à ce qui suit :

Vous consentez à la collecte et à l’utilisation de renseignements personnels vous concernant ou obtenus de vous tel que décrit à la Section 3 ci-dessus, et à votre droit d’avoir accès aux données et de les corriger tel que décrit à la Section 7 ci-dessus.

Vous reconnaissez que vous acceptez les risques concernant la transmission des renseignements à la RCGA tel que décrit à la Section 6 et consentez à prendre les précautions pour nous aider à protéger vos renseignements, y compris mais sans s’y limiter, à protéger votre mot de passe et code d’utilisateur lorsque vous consultez la section protégée du site Web de la RCGA.

Vous consentez à ce que nous puissions faire des modifications au présent énoncé de politique tel que décrit à la Section 9.

Il pourra aussi être demandé à un particulier ou à un client de fournir son consentement par écrit.

13.0 QUESTIONS

Toute question à propos de la collecte et de l’utilisation de renseignements personnels peut être adressée à l’agent de la protection de la vie privée de la RCGA à :

RCGA
1333 Dorval Drive, Suite 1
Oakville, Ontario
L6M 4X7

À l’attention de : agent de la protection de la vie privée
905-849-9700, poste 367
privacy@rcga.org

Si vous avez des questions touchant le présent énoncé de politique ou pour savoir si la RCGA agit d’une manière conforme à cet énoncé, prière de vous adresser à :

RCGA
1333 Dorval Drive, Suite 1
Oakville, Ontario
L6M 4X7

À l’attention du : président

905-849-9700, poste 201
905-845-7040 (télécopieur)

FOIRE AUX QUESTIONS

Que couvrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques?

Les Canadiens sont protégés par deux lois fédérales sur la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. Cette loi impose des obligations à quelque 150 ministères et organismes gouvernementaux de respecter les droits à la protection des renseignements personnels des Canadiens en imposant des limites à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Depuis le 1^er janvier 2001, les particuliers sont également protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques qui établit les règles de base déterminant la manière dont les organisations du secteur privé peuvent recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales. Cette loi accorde aux particuliers le droit de consulter les informations qu’une organisation peut avoir recueillies à leur propos et de demander à les corriger. Depuis le début de la présente année, la Loi s’applique aux renseignements personnels touchant des clients ou des employés recueillis, utilisés ou divulgués par le secteur soumis à la réglementation fédérale dans le cadre d’activités commerciales. De plus, la Loi couvre toutes les entreprises et organisations poursuivant des activités commerciales au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut de même qu’aux renseignements vendus par delà les frontières provinciales et territoriales. Depuis le 1^er janvier 2002, les renseignements médicaux personnels recueillis, utilisés ou divulgués par ces organisations sont également couverts.

Depuis le 1^er janvier 2004, la Loi couvre la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels dans le cadre de toute activité commerciale au sein des provinces, y compris celles poursuivies par des organisations régies par la réglementation provinciale. La Loi s’applique aussi à tous les renseignements personnels dans toutes les transactions interprovinciales et internationales réalisées par toutes les organisations soumises à la Loi. Le gouvernement fédéral peut exempter des organisations ou des activités dans les provinces qui ont adopté leurs propres lois touchant la protection des renseignements personnels si elles sont réputées être substantiellement similaires à la loi fédérale. En vertu de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée est mandaté pour contribuer à déterminer si c’est le cas et à rendre compte au Parlement, lui indiquant jusqu’à quel point des provinces ont adopté des lois qui sont en fait substantiellement similaires à la loi fédérale.

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada est chargé de la surveillance de la l’application des deux lois et il est aussi autorisé à recevoir des plaintes et à faire enquête.

Quel est le rôle du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada?

En vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, il incombe au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada de s’assurer que le gouvernement fédéral et les compagnies du secteur privé recueillent, utilisent et divulguent les renseignements personnels d’une manière responsable et transparente. Ces lois régissant les renseignements personnels fournissent au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada l’autorité nécessaire pour s’assurer que les organisations et les ministères fédéraux soient tenus responsables de leurs pratiques touchant la gestion des renseignements personnels.

Au sein du secteur public fédéral, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada peut effectuer des contrôles au hasard sur les pratiques touchant les renseignements personnels. Lors d’un contrôle, le Commissaire dispose du pouvoir de convoquer toute personne devant lui. Il a également l’autorité de faire prêter serment, de recevoir des preuves et de pénétrer dans les locaux d’une organisation après avoir répondu aux exigences de sécurité. Le Commissaire peut aussi examiner ou obtenir copies de tout dossier trouvé. Le Commissaire est impartial et non partisan, ce qui signifie qu’il peut agir en toute indépendance pour mener des enquêtes à la suite de plaintes de particuliers. Ce mandat s’étend à la fois au secteur public fédéral et au secteur privé. Dans le cadre de ses fonctions, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada peut soumettre des recommandations pour améliorer la gestion des renseignements personnels. Il peut également rendre ses recommandations et rapports publics. Dans certains cas, le Commissaire peut renvoyer des affaires à la Cour fédérale. À ce niveau, la Cour peut accorder des dommages intérêts à un plaignant, y compris des dommages pour humiliation.

À titre d’ombudsman, le Commissaire n’émet pas d’ordres ni n’impose des peines. Il tente plutôt de s’attaquer impartialement à la résolution de problèmes.

Cependant, commet un acte criminel quiconque entrave l’action du Commissaire au cours d’une enquête ou d’un contrôle ou s’il élimine sciemment des renseignements personnels susceptibles de faire l’objet d’une requête. En vertu de cette loi, les employeurs qui ont recours à des mesures de représailles contre des employés commettent un acte criminel. Le mandat du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada comprend également la recherche, l’éducation et la promotion des questions de vie privée au Canada. À titre de mandataire du Parlement, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada rend compte directement à la Chambre des Communes et au Sénat.

En vertu de Loi sur la protection des renseignements personnels, quelle est la responsabilité du gouvernement fédéral dans la gestion des renseignements personnels des Canadiens?

La Loi comprend un code équitable touchant les renseignements pour réglementer la gestion des dossiers personnels par le gouvernement, code qui exige du gouvernement fédéral :

• qu’il limite la collecte de renseignements personnels au minimum de détails requis pour mener à bien ses activités et ses programmes;
• qu’il recueille les renseignements, dans toute la mesure du possible, directement de la personne intéressée;
• qu’il expose à la personne les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis et la façon dont ils seront utilisés;
• qu’il n’utilisera pas les renseignements pour des fins autres que celles spécifiées, à moins que ce ne soit autorisé par la loi;
• qu’il conservera les renseignements suffisamment longtemps pour fournir à la personne une chance raisonnable d’y avoir accès;
• qu’il s’assure que les renseignements sont exacts, à jour, et aussi complets que possible; et
• qu’il ne divulguera pas les renseignements personnels à moins que ce ne soit spécifiquement permis par la Loi sur la protection des renseignements personnels ou par une autre loi.

Qu’est-ce que l’on entend par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont toute information factuelle ou subjective, stockée ou non, à propos d’une personne identifiable. Ils comprennent :

• l’âge, le nom, le poids, la taille;
• des dossiers médicaux;
• des numéros d’identification, les revenus, l’origine ethnique ou le groupe sanguin;
• des opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesure disciplinaire; et des dossiers d’employés, des dossiers de crédit, de prêts, l’existence d’un différend entre un consommateur et un marchant, des intentions (par exemple, d’acquérir des biens ou des services, ou de changer d’emploi.)

Les renseignements personnels ne comprennent pas votre titre de poste, numéro de téléphone ou adresse, quoi que ce soit qui puisse figurer sur votre carte d’affaires ou qui puisse être trouvé par des renseignements que l’on peut trouver dans le public tel un annuaire téléphonique.

Quelles sortes de renseignements personnels détenus par le gouvernement fédéral sont-elles couvertes par la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Loi s’applique à toute la gamme des dossiers du gouvernement fédéral, par exemple :

• dossiers de retraite et d’assurance-emploi;
• dossiers médicaux;
• dossiers d’impôt;
• cotes de sécurité;
• demandes de prêt étudiant; et
• dossiers militaires.

Les renseignements peuvent être stockés sous « quelle que forme que ce soit » et cela comprend la vidéo et la bande sonore ainsi que tout médium de l’information électronique.

Pour connaître la manière d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement fédéral, consultez InfoSource à www.tbs-sct.gc.ca/infosource ou composez le 1-800-635-7943.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, comment les entreprises doivent-elles traiter les renseignements personnels?

La loi exige de l’organisation qu’elle :

• obtienne votre consentement lorsqu’elle recueille, utilise ou divulgue les renseignements personnels vous concernant;*
• vous fournisse un produit ou un service même si vous refusez d’accorder votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels à moins que l’information soit essentielle à la transaction;*
• recueille les renseignements en recourant à des moyens honnêtes et légaux; et,
• fournisse des politiques touchant les renseignements personnels qui soient claires, compréhensibles et facilement accessibles.

Les organisations doivent détruire, effacer ou rendre anonymes les renseignements personnels vous concernant dont elles n’ont plus besoin pour répondre aux besoins qui ont nécessité leur collecte.

*Il existe des exceptions à ces principes. Par exemple : par exemple, il se peut qu’une organisation n’ait pas à obtenir votre consentement si la collecte de renseignements vous procure nettement des avantages et qu’elle ne peut pas obtenir votre consentement de façon opportune; ou si, pour des fins d’enquête, un organisme d’application de la loi a besoin de renseignements et que l’obtention du consentement risque de compromettre l’exactitude des renseignements.

En quelle manière la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques protège-t-elle mes renseignements personnels?

Votre capacité de contrôler vos renseignements personnels est la clé de votre droit à la protection des renseignements personnels. La Loi vous fournit le contrôle de vos renseignements personnels en exigeant des organisations qu’elles obtiennent votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des informations vous concernant.

La Loi vous accorde le droit de :

• savoir pourquoi une organisation recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels;
• vous attendre à ce qu’une organisation recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels de manière raisonnable et appropriée, et à ce qu’elle n’utilise pas les informations pour une fin autre que celle à laquelle vous avez consenti;
• savoir qui, au sein de l’organisation, est responsable de la protection de vos renseignements personnels;
• vous attendre à ce qu’une organisation protège vos renseignements personnels en adoptant des mesures de sécurité appropriées;
• vous attendre à ce que les renseignements personnels qu’une organisation détient à votre propos soient exacts, complets et à jour;
• obtenir accès à vos renseignements personnels et demander d’y apporter des corrections; et,
• vous plaindre de la façon dont une organisation traite vos renseignements personnels, d’une manière confidentielle, au besoin.

Qu’est ce que ne couvre pas la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques?

La collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels détenus par les organisations du gouvernement fédéral figurant sur la liste de la Loi sur la protection des renseignements personnels;

• les gouvernements des territoires ou provinces, et leurs agents;
• le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’un employé;
• la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels d’une personne uniquement pour des fins personnelles (par exemple, la liste de cartes de souhaits personnels); et,
• la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels uniquement pour des fins journalistiques, artistiques ou littéraires.

Pour de plus amples renseignements, consultez le forum de discussion de Développement des ressources humaines Canada sur SIN.